KULTURA I MEDIA

Jak odpowiadać na maile – 4 zasady

macbook work blog praca


Odkąd żyjemy w Internecie, komunikacja międzyludzka przybiera więcej twarzy niż Christian Grey. Ta najbardziej oficjalna, służbowa i często znacząca to właśnie maile. Co i jak z nimi robić?

Po pierwsze: odpowiadać

Totalnie nie rozumiem tego zwyczaju zostawiania maili bez odpowiedzi. Dopóki nadawca mnie nie obraża, nie grozi mi ani nie próbuje bawić się w szantaż emocjonalny, nie widzę powodu, by go olewać. Serio, jeśli ktoś wysyła do Was wiadomość to najprawdopodobniej po to, aby otrzymać odpowiedź.

Uszanujcie chociaż czas tego człowieka i odpiszcie, nawet kilkoma zdaniami. Wybaczcie zaczynanie od „Witam”, wybaczcie pięć literówek i za dużo emotikon. Tylko spacji przed przecinkiem nie wybaczajcie, no bo hej, gdzieś trzeba mieć granice.

Po drugie: szybko odpowiadać

Skoro nie musicie czekać na żadną sowę, gołębia ani nawet pana listonosza na rowerze, to nie ma wytłumaczenia dla tego, że na służbowego maila odpowiadacie po kilku dniach. Czytałam ostatnio, że deadline takiej odpowiedzi to 48 godzin, no bo człowiek może przecież być zajęty, mieć akurat mnóstwo na głowie albo dziecko z biegunką. To zrozumiałe.

Blog wszędzie. #nails #nailart

A post shared by Hania Sywula (@hania.es) on

Ja jednak staram się ten czas możliwie skracać. Maile dotyczące współpracy czy mediów nie wiszą w mojej skrzynce dłużej niż kilka godzin. Przecież za tymi wiadomościami kryją się ludzie, nad którymi stoi z batem szef czy klient. Nie każmy im czekać, nie róbmy im pod górkę.

A jeśli macie akurat urwanie łba, piętnaście spotkań czy bilion zajęć do dokończenia, odpiszcie po prostu jak najszybciej, że zapoznaliście się z wiadomością i chętnie ustosunkujecie się za dwa dni. Wszystkim się pali, ale komunikat „dam znać pojutrze” to konkret, którego wysłanie zajmuje kilka sekund. Nieodpisanie to często „mam Cię w dupie”, a czasem ewoluuje w prostackie „mam Cię w dupie, ale za kilka dni mi się odwidzi”.

No nie. Nie róbcie tak.

zróbmy dobrze wszystkim mailom #alldaylong #pracoholizm

A post shared by Hania Sywula (@hania.es) on

Ja gdy widzę maila rano i wiem, że będę mogła do niego usiąść dopiero wieczorem, piszę o tym od razu. Przecież wszyscy żyjemy ze smartfonami w rękach i dobrze wiemy, że doba w Internecie to wieczność. Tu się wszystko dzieje za szybko, żeby kazać na siebie czekać.

Pamiętacie jak w maju pojechałam do Wilna (a nawet zrobiłam relację)? Tam, stojąc na dworcu wyjęłam telefon i gdy rzuciłam szybko okiem na skrzynkę, znalazłam pilną prośbę o wypowiedź od dziennikarza. Dobrze wiem, że pilne to znaczy na już. Gdybym odpisała po powrocie, czyli za dwa dni (a mieściłoby się w tych dopuszczalnych 48h), to mój mail byłby bezwartościowy, bo gazety w tym czasie już wychodziły z drukarni. Dlatego poinformowałam, że prześlę swój tekst do artykułu za kilka godzin, gdy będę mogła usiąść w jakiejś kawiarni z komputerem i tak też zrobiłam.

Podobnym zachowaniem pokazujecie, że można na Was liczyć i że gdy potrzeba kogoś na szybko, to umiecie działać. No a przy okazji pomagacie komuś w zdążeniu z artykułem, prezentacją dla klienta, briefem czy czymkolwiek. Same fajne rzeczy.
Jeśli jednak nie macie opcji/ochoty pomóc — też to napiszcie. Każda informacja jest lepsza niż żadna.

Po trzecie: konkretnie odpowiadać

Unikajcie długich korespondencji i niepotrzebnych linijek, to nie matura z polskiego. Zamiast rozpisywania się „co do terminów, to chętnie się dostosuję, mam wolne w dni parzyste rano, w nieparzyste popołudniu, a wtorki to inna sprawa, dogadamy się”, napiszcie po prostu „pojutrze o piętnastej albo w piątek o dziewiątej”.

No wreszcie! #iphonewdom #bukwdom #pięknedzieciaczki

A post shared by Hania Sywula (@hania.es) on

Tata mnie od dziecka uczył, żeby zadawać zamknięte pytania i nie dawać ludziom zbyt dużo wyborów, bo wtedy się gubią i są z tego same problemy. Może dlatego nie mówił „co chcesz na śniadanie?”, tylko czy wolę jajecznicę, czy kanapki. Kanapki robi średnie, więc brałam jajka. Przynajmniej nie było zastanawiania – a on nie miał problemów. Teraz to rozumiem i sama stosuję. Konkrety, konkrety i wszystko potwierdzone. No właśnie, wszystko.

Po czwarte: pisać wszystko

Lepiej wypisać trzy razy założenia umowy i upewnić się, czy dobrze się rozumiecie z agencją, klientem czy kimkolwiek innym, niż potem odkręcać całe akcje, bo przez głupie niedomówienia ktoś jest niezadowolony. Nie przeciągajcie sprawy bez sensu, ale jeśli coś jest dla Was niejasne – nie pomijajcie tego tylko dopytajcie.

Poza tym pamiętajcie: owszem, załatwianie spraw przez telefon jest często szybsze, ale po takiej rozmowie warto też wysłać maila z tym, co ustaliliście i prośbą o potwierdzenie. Ja zawsze tak robię, bo wolę mieć wszystko w folderze na skrzynce. Może upierdliwe, ale spisane rzeczy są święte – chociażby dlatego, że ludzka pamięć jest zawodna. Albo że tak prościej zostać źle zrozumianym. Albo oszukanym.


 

Nauczcie się tego, napiszcie nad biurkiem, wygrawerujcie na telefonie, wyryjcie sobie na móżdżku, gdzie chcecie. Ale nie bądźcie bucami i szanujcie czas – zarówno swój jak i innych. Będzie nam się wszystkim prościej żyło.

  • dobrymjud

    Trzy dni. Może żyję jeszcze w innej epoce, ale po trzech dniach, nie 48 godzinach, olewam osobę, która mi nie odpisała.
    A całym sercem nienawidzę wszystkich „to może się spotkamy i ustalimy w cztery oczy”. No nie. Przez maila też można wszystko ustalić, a do tego dokładnie wiem, na co się umówiliśmy ;)

  • Tak samo z smsami, głupią zasadę jakąś sobie wymyśliłam niedawno, że jak tylko usłyszę dźwięk wiadomości to od razu sprawdzam co przyszło i tak zostawiam, nieodpowiadam, bo stwierdzam – a później sobie odpiszę i całkiem zapominam..A później ludzie pretensje ślą że się nie odzywam. Oopps. Też tak macie ? >.<

  • Martyna Rojek

    Dobrze,że o tym napisałaś,bo mam odwieczny problem z pisaniem,odpisywaniem,dzwonieniem,odbieraniem i generalnie wszelką korespondencją,jeśli chodzi o coś bardziej formalnego,niż umawianie się ze znajomymi.Mam wrażenie,że nadaję mailom zbyt poważny ton.I nigdy nie wiem,jak zacząć.”Witam” brzmi jakoś lamersko,co się pisze zamiast tego?
    (szkoła mnie nie nauczyła,jak radzić sobie z rzeczywistością)

    • Adrianna

      Maile oficjalne zaczynamy od ‚Szanowny Panie’, ‚Szanowna Pani’, ‚Szanowni Państwo’ – po tym dodajemy nazwisko np. Szanowna Pani Rojek (no chyba, ze nie znamy to nie). Jesli sa to maile uczelniane to nie piszemy nazwiska, a dodajemy tytul naukowy np. Szanowny Panie Doktorze (tak samo w innych sytuacjach jesli tytul jest istotny). Po tym zwrocie stawiamy przecinek i w nastepnej linijce zaczynamy zdanie wielką litera (mozna zostawic linijke przerwy).

      • dobrymjud

        Gorzej jak nie wiesz, kto odbierze takiego maila ;)

  • Lepsza jakaś odpowiedź niż żadna to absolutnie prawda. To tak samo jak obojętność gorsza od nienawiści. Nie zwracałam uwagi na sposób zadawania pytań, ale zadawanie zamkniętych ma sens. Jak mam mnóstwo rzeczy do wyboru to mam problem z wybraniem, nie wybiorę w ogóle lub wybiorę źle.

  • Same mądrości. Aż z wrażenia sprawdziłam swoją skrzynkę ;) Nie mam na stałe Internetu włączonego w smartfonie, bo czuję się wtedy jak na smyczy. Ale dwa razy dziennie jednak staram się sprawdzać.

  • O, dobre to i przydatne!
    Chociaż ja przyznam, że nie odpisuję na każdą wiadomość. Przykładowo, gdy dostaję zapowiedzi książek, a danym tytułem nie jestem zainteresowana, to nie odpisuję, bo szanuję czas drugiej osoby. To znaczy jasne – jeśli widzę w nagłówku „Pani Moniko” lub inny zwrot świadczący o spersonalizowanej wiadomości, to odpisuję zawsze. Pomijam jedynie te, które są wysyłane automatycznie do każdego z listy mailingowej. :)

  • Co do tego natychmiastowego odpowiadania, to mam co do tego watpliwosci. Jak np. u mnie w domu czasami po burzy nie ma czasem netu przez wiele godzin, a raz bylo nawet tak, ze nie mialam komputera ze 2 czy 3 miesiace, bo po prostu sie popsul , padl i musialam kupic drugi. I w tym czasie mniej wiecej raz w tygodniu chodzilam do kawiarenki i nie mialam innej mozliwosci sprawdzania poczty. Z intrrnetem roznie bywa, nue zawsze jest dostep i tez przeciez nie jestesmy zobligowani byc online bez przerwy przez 24/dobe i siedziec przed poczta bo na dluzsza mete to bylby obled. Wychodze z zalozenia, ze jednak od spraw pilnych, naglych, natychmiastowych jest telefon. Telefon dzwoni i sie go odbiera.a poczte sie sprawdza okazjonalnie, jak jest troche czasu. Gdy ktos ma pilna sprawe nie cierpiaca zwloki , to wtedy dzwoni. Maile to raczej wiadomo, ze mozna przeczytac np.po 2 dniach dopiero, chyba ze ktos firme prowadzi i bardziej mu odpowiada kontakt mailowy.

  • Przydatne bardzo. Niby logiczne i oczywiste, a dużo osób nie zwraca na to uwagi. To z zamkniętymi pytaniami jest świetne. Nigdy tak na tę kwestię nie patrzyłam :D

  • Anka Michałek

    Brawo! Było tak, że pracowałam dla Klientów, a także współpracowałam z koleżanką. Nie znali się. A niemal w tym samym okresie odstawiali ten sam schemat – brak odpowiedzi – tłumacząc się brakiem czasu! Doszło do kuriozalnej sytuacji. Wiedziałam, że mam rację dopominając się przynajmniej od koleżanki o zmianę nawyków, tłumacząc min., że coś takiego jak ‚brak czasu’ nie istnieje. Ale jej upór i opór, przekonanie że jestem jakaś ‚nadwrażliwa’, że maile są bez sensu, spowodowało nie tylko, że bezsilność w tej współpracy mnie powaliła, ale że zaczęłam wierzyć, że to ja mam problem. Co mogło się stać najgorszego, to to, że przeniosło się to na jakość moich relacji z Klientami, przez sam fakt podkopanej pewności siebie. Nauczono mnie, wcale nie w biznesie, a w domu, że przejawem najgorszego wychowania i świadectwem marnego charakteru jest pozostawienie kogoś z domysłami i używanie wymówki ‚nie mam czasu’. Oba dobitnie świadczą o tej drugiej stronie, nie o nas, choć oddziałują bardzo. I kiedy się trafia na takich ludzi, jeśli tylko można, albo najlepiej omijać szerokim łukiem, żeby nie zacząć relacji, lub jeśli już się w niej tkwi, jak najszybciej ją zakończyć i zatrzasnąć rozdział. Super że na ten blog trafiłam – via wpis o stracie ludzi. W tej chwili, bardzo krzepiący. Zgadzam się!

  • A może zwrócić uwagę na porę odpisywani na maila? Ostatnie badania wykazały że najwięcej osób odczytuje maila między wtorkiem a czwartkiem. W weekend ludzie sobie odpoczywają a w poniedziałek jak już wejdą na skrzynkę do kasują cały spam reklamowy i przez nieuwagę również Twojego maila.

Przeczytaj poprzedni wpis:
ciaza1
Kiedy rodzisz co innego niż chciałaś

Jeśli spełnicie odpowiednie warunki, może zdarzyć się tak, że zamieszka w Was jakiś mały stwór. A potem wyjdzie i jeżeli...

Zamknij