Odkąd żyjemy w Internecie, komunikacja międzyludzka przybiera więcej twarzy niż Christian Grey. Ta najbardziej oficjalna, służbowa i często znacząca to właśnie maile. Co i jak z nimi robić?
Po pierwsze: odpowiadać
Totalnie nie rozumiem tego zwyczaju zostawiania maili bez odpowiedzi. Dopóki nadawca mnie nie obraża, nie grozi mi ani nie próbuje bawić się w szantaż emocjonalny, nie widzę powodu, by go olewać. Serio, jeśli ktoś wysyła do Was wiadomość to najprawdopodobniej po to, aby otrzymać odpowiedź.
Uszanujcie chociaż czas tego człowieka i odpiszcie, nawet kilkoma zdaniami. Wybaczcie zaczynanie od „Witam”, wybaczcie pięć literówek i za dużo emotikon. Tylko spacji przed przecinkiem nie wybaczajcie, no bo hej, gdzieś trzeba mieć granice.
Po drugie: szybko odpowiadać
Skoro nie musicie czekać na żadną sowę, gołębia ani nawet pana listonosza na rowerze, to nie ma wytłumaczenia dla tego, że na służbowego maila odpowiadacie po kilku dniach. Czytałam ostatnio, że deadline takiej odpowiedzi to 48 godzin, no bo człowiek może przecież być zajęty, mieć akurat mnóstwo na głowie albo dziecko z biegunką. To zrozumiałe.
Ja jednak staram się ten czas możliwie skracać. Maile dotyczące współpracy czy mediów nie wiszą w mojej skrzynce dłużej niż kilka godzin. Przecież za tymi wiadomościami kryją się ludzie, nad którymi stoi z batem szef czy klient. Nie każmy im czekać, nie róbmy im pod górkę.
A jeśli macie akurat urwanie łba, piętnaście spotkań czy bilion zajęć do dokończenia, odpiszcie po prostu jak najszybciej, że zapoznaliście się z wiadomością i chętnie ustosunkujecie się za dwa dni. Wszystkim się pali, ale komunikat „dam znać pojutrze” to konkret, którego wysłanie zajmuje kilka sekund. Nieodpisanie to często „mam Cię w dupie”, a czasem ewoluuje w prostackie „mam Cię w dupie, ale za kilka dni mi się odwidzi”.
No nie. Nie róbcie tak.
Ja gdy widzę maila rano i wiem, że będę mogła do niego usiąść dopiero wieczorem, piszę o tym od razu. Przecież wszyscy żyjemy ze smartfonami w rękach i dobrze wiemy, że doba w Internecie to wieczność. Tu się wszystko dzieje za szybko, żeby kazać na siebie czekać.
Pamiętacie jak w maju pojechałam do Wilna (a nawet zrobiłam relację)? Tam, stojąc na dworcu wyjęłam telefon i gdy rzuciłam szybko okiem na skrzynkę, znalazłam pilną prośbę o wypowiedź od dziennikarza. Dobrze wiem, że pilne to znaczy na już. Gdybym odpisała po powrocie, czyli za dwa dni (a mieściłoby się w tych dopuszczalnych 48h), to mój mail byłby bezwartościowy, bo gazety w tym czasie już wychodziły z drukarni. Dlatego poinformowałam, że prześlę swój tekst do artykułu za kilka godzin, gdy będę mogła usiąść w jakiejś kawiarni z komputerem i tak też zrobiłam.
Podobnym zachowaniem pokazujecie, że można na Was liczyć i że gdy potrzeba kogoś na szybko, to umiecie działać. No a przy okazji pomagacie komuś w zdążeniu z artykułem, prezentacją dla klienta, briefem czy czymkolwiek. Same fajne rzeczy.
Jeśli jednak nie macie opcji/ochoty pomóc — też to napiszcie. Każda informacja jest lepsza niż żadna.
Po trzecie: konkretnie odpowiadać
Unikajcie długich korespondencji i niepotrzebnych linijek, to nie matura z polskiego. Zamiast rozpisywania się „co do terminów, to chętnie się dostosuję, mam wolne w dni parzyste rano, w nieparzyste popołudniu, a wtorki to inna sprawa, dogadamy się”, napiszcie po prostu „pojutrze o piętnastej albo w piątek o dziewiątej”.
Tata mnie od dziecka uczył, żeby zadawać zamknięte pytania i nie dawać ludziom zbyt dużo wyborów, bo wtedy się gubią i są z tego same problemy. Może dlatego nie mówił „co chcesz na śniadanie?”, tylko czy wolę jajecznicę, czy kanapki. Kanapki robi średnie, więc brałam jajka. Przynajmniej nie było zastanawiania – a on nie miał problemów. Teraz to rozumiem i sama stosuję. Konkrety, konkrety i wszystko potwierdzone. No właśnie, wszystko.
Po czwarte: pisać wszystko
Lepiej wypisać trzy razy założenia umowy i upewnić się, czy dobrze się rozumiecie z agencją, klientem czy kimkolwiek innym, niż potem odkręcać całe akcje, bo przez głupie niedomówienia ktoś jest niezadowolony. Nie przeciągajcie sprawy bez sensu, ale jeśli coś jest dla Was niejasne – nie pomijajcie tego tylko dopytajcie.
Poza tym pamiętajcie: owszem, załatwianie spraw przez telefon jest często szybsze, ale po takiej rozmowie warto też wysłać maila z tym, co ustaliliście i prośbą o potwierdzenie. Ja zawsze tak robię, bo wolę mieć wszystko w folderze na skrzynce. Może upierdliwe, ale spisane rzeczy są święte – chociażby dlatego, że ludzka pamięć jest zawodna. Albo że tak prościej zostać źle zrozumianym. Albo oszukanym.
Nauczcie się tego, napiszcie nad biurkiem, wygrawerujcie na telefonie, wyryjcie sobie na móżdżku, gdzie chcecie. Ale nie bądźcie bucami i szanujcie czas – zarówno swój jak i innych. Będzie nam się wszystkim prościej żyło.
